Ajan neyi hatırlayabilir, buna kim karar verir

Hafıza genellikle bir kolaylık olarak sunulur: ajan tercihlerinizi, proje adlarınızı ve ekibinizin raporları nasıl biçimlendirdiğini hatırlar; siz de kendinizi tekrar etmekten kurtulursunuz. Bunların hepsi doğru. Ama hatırlanan bir cümle aynı zamanda kalıcı bir girdidir. Onun yazıldığını hiç görmemiş kişilerin işini, onu doğuran konuşma çoktan unutulduktan sonra da şekillendirir. Bu da hafızayı yalnızca bir özellik değil, bir yönetişim sorusu yapar.

Ajanlar kendi başına hatırladığında neler ters gider

• Geçerken söylenmiş bir söz politikaya dönüşür. Biri "bu sefer eki atla" der ve ajan sonraki her rapordan ekleri çıkarır.
• Bayat bir bilgi güncel görünür. Bir iletişim kişisi, bir fiyat ya da bir sistemin sahibi baharda doğruydu, şimdi yanlış; ama hafızada ne tarih ne de sona erme bilgisi var.
• Kişisel olan ortak hâle gelir. Birinin yalnızca kendisi için aldığı bir not, bir meslektaşının işinde ortaya çıkar.
• Başkasının metni hatırlanır. Yapıştırılan bir belge ya da bir web sayfası bir talimat içeriyordu ve ajan onu ekip söylemiş gibi sakladı.
• Hassas ayrıntılar kalıcılaşır. Bir kez anılan bir müşteri ayrıntısı, hiçbir sınıflandırma eklenmeden süresiz saklanır.
• Düzeltmeler geçmişi siler. Bilgi üzerine yazılarak düzeltilir ve kimse ajanın geçen ayki önerisini yaparken neye inandığını söyleyemez.

Önerilmiş olan onaylanmış değildir

Temel kural şudur: ajan bir hafıza önerebilir, ama bir insan kabul edene kadar hiçbir şey hafızaya dönüşmez. Bir öneri, saniyeler içinde değerlendirilebilecek kadar bağlam taşımalıdır:

önerilen hafıza
  ifade:          Çeyrek raporları Nisan'da başlayan mali yılı izler.
  gerekçe:        Q2 taslağını incelerken finans sorumlusu belirtti
  kaynak:         Q2 raporu iş emrindeki inceleme yorumu
  kapsam:         proje: finansal raporlama
  sınıflandırma:  şirket içi
  saklama:        raporlama politikası değişene kadar
  sona erme:      12 ay sonra gözden geçir

İnceleyen kişi, ajanın bunu neden saklamaya değer bulduğunu, nereden geldiğini, kimin göreceğini ve ne zaman yeniden bakılacağını görebilir. Bunlardan biri eksikse öneri hazır değildir ve onu reddetmek gayet iyi bir sonuçtur.

İşe yarayan en dar kapsamı seçin

Hafıza sorunlarının çoğu aslında kapsam sorunudur. Aynı cümle bir kişi için zararsız, şirketin tamamı için yanlış olabilir.

Oturum düzeyinde başlayın ve bir hafızayı yalnızca bir gerekçe olduğunda üst kapsama taşıyın. Bir sohbette bir kez işe yarayan bir satır, o gün yararlı oldu diye kendiliğinden şirket bilgisine dönüşmemelidir.

Saklama, sona erme ve güncellik

Her hafıza iki soruyu yanıtlamalıdır: ne kadar süre saklanabilir ve birinin onu ne zaman yeniden kontrol etmesi gerekir? Tercihler bir süre geçerli kalabilir. Fiyatlar, sistem sahipleri ve iletişim bilgileri gibi dış dünyaya dair bilgiler ise hızla eskir; ya süresi dolmalı ya da gözden geçirilmek üzere önünüze gelmelidir.

Hafızanın ne olmadığını açıkça bilmek de yardımcı olur: canlı bir akış değildir. İş güncel bir rakama dayanıyorsa ajan onu kaynağından yenilemelidir; hafıza en fazla o kaynağın nerede olduğunu göstermelidir. Bu işaretçiyi dürüst tutmayı sağlam atıflar yazısında ele aldık.

Düzeltme yeni bir sürüm oluşturur

Bir hafıza yanlış olduğunda düzeltme, eskisini silen bir düzenleme değil, onun yerini alan yeni bir sürüm olmalıdır. Bu iki şeyi birlikte mümkün kılar: ajan bundan sonra düzeltilmiş bilgiyi kullanır ve geçmiş işi inceleyen herkes ajanın o sırada neye inandığını hâlâ görebilir. Bir denetim izi ile birlikte sürümlenen hafıza, geçmişteki bir kararı tahmin etmek yerine açıklamanızı sağlar.

GoCux hafızayı nasıl ele alır

GoCux'ta Memory Graph, önerilen hafızaları onaylananlardan ayrı tutar. Bir hafıza bir oturum, bir kullanıcı, bir proje ya da şirketin tamamı kapsamında tutulabilir; önerilen yaklaşım uyan en dar kapsamı seçmektir. Her öneri kendi gerekçesini, nereden geldiğine dair bir referansı, bir veri sınıflandırmasını, bir saklama kuralını ve bir sona erme tarihini taşır. Düzeltme yeni bir sürüm olarak saklanır; sohbette söylenen bir şey kendi kendine şirket bilgisine dönüşmez. Hafıza, işin geri kalanıyla birlikte şirket sınırının içinde kalır. Ayrıntılar hafıza belgelerinde.

Hafızayı açmadan önce yazıya dökülmesi gerekenler

• Her kapsamda hafızayı kimin onaylayabileceği ve birini şirket düzeyine kimin taşıyabileceği.
• Bir önerinin incelemeye girmeden önce içermesi gerekenler: gerekçe, kaynak, kapsam, sınıflandırma, saklama, sona erme.
• Kim önerirse önersin asla saklanmayacak bilgi türleri.
• Dış dünyaya dair bilgiler için varsayılan bir sona erme süresi ve süresi dolan hafızaları kimin gözden geçireceği.
• Düzeltmelerin nasıl yapılacağı ve her birinin yeni bir sürüm oluşturduğunun teyidi.
• Belgelerde, e-postalarda ya da web sayfalarında bulunan talimatların asla ekip kararı olarak saklanmayacağı.
• Ajanın belirli bir kapsamda şu an hatırladığı her şeyin nasıl listeleneceği.

Genel olarak onaylar için ajan işini kim onaylayabilir yazısına; GoCux'ın hafızayı, onayı ve denetimi nasıl birleştirdiğini görmek için yönetişim sayfasına bakabilirsiniz.