Bildiğinizden başlayın: ajanların güvenebileceği kanıtı içeri almak

Ekipler sık sık bir ajandan, kurumun zaten bildiği bir şeyi “bulmasını” ister. İmzalı sözleşme ortak bir sürücüde durur, satış hattı bir CRM dışa aktarımındadır, politika ise e-postayla dolaşmış bir PDF'tir. Ajan başka yerlere bakar, konuya yakın bir şey bulur ve kendinden emin bir yanıt verir. Çözüm daha akıllı bir arama değildir. Çözüm, ajana zaten güvendiğiniz malzemeyi, her yanıtın nereden geldiğini herkesin anlayabileceği kadar iyi etiketlenmiş biçimde vermektir.

Bilinen malzeme neden önce gelir

Pek çok soruda yetkili kaynak sizin belgelerinizdir. İhbar sürenizi sözleşmeniz belirler; ihbar süreleri üzerine genel bir yazı belirlemez. CRM'de ne olduğunun kaydı sizin dışa aktarımınızdır; üçüncü taraf bir profil ise başkasının anlatımıdır. Bilinen malzemeden başlamak üç şey sağlar. Yanıtları açıp kontrol edebileceğiniz metne dayandırır. Kaynaklar arasındaki çelişkileri birbirine karıştırmak yerine görünür kılar. Ve ajanın işini, kullanılabileceğine önceden karar verdiğiniz malzemenin içinde tutar.

Bu son nokta göründüğünden daha önemlidir. Bir ajanın neyi okuyabileceğini seçmek bir karardır ve bu kararı tanıdığınız bir klasör için doğru vermek, açık web için vermekten çok daha kolaydır. Bu seçimi bir soruyu hangi kaynakların yanıtlayabileceğine karar vermek yazısı daha ayrıntılı ele alıyor.

Neyi getirmeli, neyi dışarıda bırakmalı

İyi adaylar, insanların zaten başvuru kaynağı saydığı belgelerdir: imzalı sözleşmeler, yürürlükteki politika ve prosedürler, incelemeden geçmiş önceki raporlar, tablolar ve sistem dışa aktarımları, kararların yazıldığı toplantı notları ve dayandığınız web sayfalarının belli bir anda kaydedilmiş kopyaları.

Yanıltacak olanı dışarıda bırakın. İşaretlenmemiş eski taslaklar, aynı dosyanın mükerrer kopyaları ve veri sınıflandırması projeye uymayan her şey yanıtları kötüleştirir. Malzemenin yarısı diğer yarısıyla çelişiyor ve hangisinin güncel olduğunu kimse söyleyemiyorsa, daha fazla malzeme daha iyi değildir.

Her öğeye kaynak bilgisini ekleyin

Bir dosya yığınını kanıta dönüştüren şey kaynak bilgisidir. Her öğe için en azından nereden geldiğini, ne zaman alındığını, kimin sorumluluğunda olduğunu ve hangi sürüm olduğunu kaydedin. Küçük bir envanter yeterlidir:

dosya: tedarikci-sozlesmesi-imzali.pdf
kaynak: sözleşmeler sürücüsü / tedarikçiler / imzalı
alınma: YYYY-AA-GG
sorumlu: satın alma yöneticisi
sürüm: imzalı kopya, taslak 3'ün yerini alır
sınıflandırma: gizli

dosya: tedarikci-fiyat-sayfasi.html
kaynak: kaydedilen sayfanın özgün adresi
alınma: YYYY-AA-GG ss:dd
sorumlu: pazar araştırması
sınıflandırma: şirket içi

Buna en çok web malzemesi ihtiyaç duyar. Adresi ve kaydedilme tarihi olmayan bir sayfa sonradan doğrulanamaz, çünkü canlı sayfa çoktan başka bir şey söylüyor olabilir. Özgün referansı ve tarihi kopyayla birlikte, her zaman saklayın.

Malzemeyi tek bir projede tutun

Malzemeyi şirket çapındaki bir yığına değil, işin ait olduğu projeye alın. Proje sınırı bir müşterinin belgelerini başka bir müşterinin yanıtlarından uzak tutar ve sınıflandırmayı içerdiği her şey için bir kez belirlemenizi sağlar. İki ayrı iş aynı belgeye ihtiyaç duyuyorsa, bir projeyi diğerini de kapsayacak şekilde genişletmek yerine belgeyi bilerek ikisine de alın.

Yanıtları doğru okuyun

Malzeme yerine oturduğunda yanıtlar, alındıkları belgelere referans veren pasajlar olarak gelmelidir. Her referansı bir hüküm değil, bakılacak bir yer olarak görün: açın ve pasajın, yanıtın söylediği anlama gelip gelmediğini doğrulayın. İki sonucu daha tanımak gerekir. Malzemenizde hiçbir şey bulamayan bir arama gerçek bir yanıttır ve çoğu zaman işe yarar. Hiç çalışamamış bir arama ise başka bir şeydir; yokluk olarak değil, kesinti olarak ele alınmalıdır. Belgelerden değer çıkarılırken malzemede bulunmayan bir değer tahmin edilmek yerine boş kalmalıdır. Her iki konuyu dayanıklı atıflar ve eksik kanıt açık bir sorudur yazıları daha ileri götürüyor.

Bilinçli olarak tazeleyin

İçeri alınan malzeme eskir. Sözleşmelere ek yapılır, politikalar revize edilir, bir dışa aktarım alındığı günün ertesinde bayatlamaya başlar. Sessiz ve sürekli eşitleme kulağa kullanışlı gelir, ama bir yanıtın hangi sürüme dayandığını söylemeyi zorlaştırır. Bilinçli bir ritim daha iyi işler:

• Her kaynak için, gerçekte ne kadar hızlı değiştiğine bakarak bir tazeleme sıklığı belirleyin.
• Yeni bir alınma tarihiyle yeniden içeri alın ve önceki kopyanın üzerine yazmak yerine onu geçersiz olarak işaretleyin.
• Bir kaynak değiştiğinde, hangi yanıtların ya da çıktıların eski sürüme dayandığını kontrol edin.
• Sık değişen dış kaynakları tahmine dayalı olarak yeniden almak yerine değişikliğe karşı izleyin. Nereden başlanacağını izlemeden önce bir referans noktası belirleyin yazısı anlatıyor.

GoCux içeri alınan malzemeyi nasıl ele alır

GoCux'ta Bilgi arama, bir projenin kendi belgelerinden yanıt verir ve açık web'e uzanmaz. Web malzemesi yalnızca yetkilendirilmiş bir tarama ya da dışa aktarma adımıyla gelir ve içeri alındığında geldiği sayfanın adresini ve alındığı tarihi korur. Bir belge içeri girer girmez tam metin arama kullanılabilir; anlamsal erişim, mümkün olduğunda buna katkı sağlar. Sonuçlar atıflı pasajlar olarak döner; boş bir sonuç boş olarak bildirilir ve çalışamamış bir aramadan ayrı tutulur. Bilgi çıkarma, sağladığınız malzemeden değerleri alır, her birini arkasındaki pasaja bağlar ve eksik bir değeri bilinmiyor olarak bırakır. Bellek de taze bir kaynağın yerini tutmaz; hatırlanan bilgilerin neden yine de kaynaklarının tazelenmesini gerektirdiğini rızaya dayalı bellek yazısı açıklıyor.

İlk soruyu sormadan önce

• Proje, insanların zaten başvuru kaynağı saydığı belgeleri içeriyor; bunlarla çelişen ve işaretlenmemiş hiçbir şey yok.
• Her öğenin bir kaynağı, bir alınma tarihi, bir sorumlusu ve bir sınıflandırması var.
• Kaydedilen web sayfaları özgün adreslerini ve kaydedildikleri anı taşıyor.
• Her kaynağın bir tazeleme sıklığı ve ondan sorumlu, adı belli bir kişi var.
• İnceleyenler atıf yapılan pasajı açmaları gerektiğini ve “hiçbir şey bulunamadı” ile “arama yapılamadı” arasındaki farkı biliyor.