Ajan fikirleri: kaynak, araç ve onay ihtiyacına göre on üç örnek

Ajan fikri listelerinin çoğu departmana göre sıralanır: birkaçı satış, birkaçı destek, birkaçı finans için. Bu, bir ajanı kimin isteyebileceğini söyler ama işe yarayıp yaramayacağını söylemez. Daha kullanışlı bir sıralama, ajanın neye ihtiyaç duyduğuna bakar: hangi kaynakları okuduğuna, hangi araçları çağırdığına, bir insanın nerede “evet” demesi gerektiğine ve sonunda birinin hangi çıktıyı kontrol edebileceğine. Bu ihtiyaçları paylaşan fikirler aynı biçimde başarısız olur ve aynı hazırlığı gerektirir; bu yüzden bir gruptan tek bir ajan kurduğunuzda diğerleri daha ucuza gelir. Aşağıdaki on üç fikir bu mantıkla gruplandı; ardından ilk ajanınızı seçmek için basit bir yöntem bulacaksınız.

Her ajan fikrinin ihtiyaç duyduğu dört şey

• Kaynaklar. Ajanın okuduğu şeyler: kendi dokümanlarınız, bir veritabanı ya da onaylanmış dış kaynaklardan oluşan bir küme. Kaynaklar ne kadar dar ve iyi tanımlıysa çıktıya güvenmek o kadar kolaylaşır.
• Araçlar. Ajanın yapabildikleri: arama, okuma, bilgi çıkarma, taslak hazırlama, bir kaydı güncelleme, gönderme. Salt okunur araçların riski düşüktür; bir şeyi değiştiren ya da gönderen araçlar sınır ister.
• Bir onay noktası. İş, ajanın kendi alanının dışında sonuç doğurmadan önce bir insanın karar verdiği adım. Bazı fikirler hiç gerektirmez, bazıları bir tane, birkaçı ise birden fazla gerektirir.
• Gözden geçirilebilir bir çıktı. Her iddianın kaynağına işaret ettiği bir tablo, taslak, değişiklik listesi ya da rapor; böylece gözden geçiren kişi işi yeniden yapmak yerine birkaç dakikada kontrol eder.

Dördünü de birer satırla doldurabildiğinizde fikir kurulmaya hazırdır. Bir gözden geçirenin kontrol edeceği çıktıyı adlandıramıyorsanız fikir henüz bir dilekten ibarettir.

Aşağıdaki dört gruba toplu bir bakış:

1. grup: kendi dokümanlarınız, salt okunur

Bu fikirler dizinlenmiş bir doküman kümesi ve atıf gerektirir, yazma yetkisi ise hiç gerektirmez. Başlamak için en güvenli yer burasıdır.

• 1. Sözleşme yükümlülükleri çizelgesi. Bir klasördeki sözleşmeleri okur; yenileme tarihlerini, bildirim sürelerini ve otomatik yenileme koşullarını sayfa ve madde atfıyla bir tabloya döker. İlgili maddesi olmayan sözleşme, bakılan sayfalarla birlikte “bulunamadı” olarak listelenir.
• 2. Politika soru masası. Çalışanların sorularını el kitabından ve iç politikalardan yanıtlar, dayandığı pasajı alıntılar ve bir soru kapsanmıyorsa bunu açıkça söyler.
• 3. Anket ilk taslağı. Güvenlik ya da satın alma anketlerini daha önce onaylanmış yanıtlardan doldurur, her yanıt için kaynak yanıtı gösterir ve onaylı yanıtı olmayan soruları bir uzmana işaretler.
• 4. Toplantıdan karar günlüğüne. Toplantı dökümlerini kararlar, sorumlular ve açık maddeler listesine dönüştürür; her madde söylendiği satıra bağlanır.

Tipik hata: eskimiş dokümanların güncelmiş gibi kullanılması ya da atıfsız yanıtlar. İkisi de doküman kümesini sınırlayarak ve her iddia için alıntılanmış bir pasaj şart koşarak çözülür. Destekleyici pasajla bilgi çıkarma için tasarlanmış araçlar bu gruba iyi oturur.

2. grup: izin listesiyle sınırlanmış dış kaynaklar

Bu fikirler şirketin dışını okur; bu yüzden üzerinde anlaşılmış bir kaynak listesi, her şey için bir erişim tarihi ve her bulguya eklenmiş kanıt gerektirir.

• 5. Görüşme öncesi hesap özeti. Potansiyel bir müşteri hakkında kendi sitesinden, resmi bildirimlerinden ve son haberlerden, her satırı kaynaklı, tek sayfalık bir özet hazırlar.
• 6. Rakip değişiklik özeti. Belirlenen rakiplerin fiyat, ürün ve dokümantasyon sayfalarında son özetten bu yana nelerin değiştiğini özetler. İzleme tarafının kurulumu web değişikliği izleme rehberinde anlatılıyor.
• 7. Mevzuat güncellemesi ön elemesi. Belirlenen düzenleyici kurumların yeni yayınlarını okur, her birini özetler ve hangi iç politikaların etkilenebileceğini önerir; son sözü uyum sorumlusu söyler.
• 8. Tedarikçi risk taraması. Bir tedarikçi listesini, üzerinde anlaşılmış kaynaklarda kapanma, dava ya da yaptırım listesi kaydı açısından kontrol eder; “kaynak bulunamadı” ile “bakıldı, ilgili bir şey yok” sonuçlarını ayrı ayrı raporlar.

Tipik hata: ajanın kaynaklarını sessizce genişletmesi ya da iddiayı desteklemeyen bir bağlantıyı kaynak göstermesi. Kaynak listesini baştan onaylayın, desteklenmeyen soruları doldurmak yerine açık bırakın ve atıfları işaret ettikleri pasajlarla karşılaştırarak örneklem kontrolü yapın.

3. grup: bir şeyi değiştiren araçlar, onayın arkasında

Bu fikirler yazma yetkisi olan araçlar, göreve göre daraltılmış kimlik bilgileri ve sonuç doğuran her adımdan önce bir duraklama gerektirir.

• 9. Taslak yanıtlarla gelen kutusu ayıklama. Ortak bir gelen kutusunu sınıflandırır, yanıt taslakları hazırlar ve sıra dışı durumları ilgili kişiye yönlendirir. Taslak hazırlamak serbesttir; gönderim bir insanı bekler.
• 10. CRM temizliği. Mükerrer kayıtların birleştirilmesini ve eksik alanların düzeltilmesini bir değişiklik listesi olarak önerir. Listenin uygulanması onay ister; kayıt silmek ise açık ve kayda geçmiş bir karar gerektirir.
• 11. Faturayı siparişle eşleştirme. Faturaları satın alma siparişleri ve teslim belgeleriyle eşleştirir, uyuşmayanları açıklamasıyla birlikte bir kuyruğa koyar. Hiçbir ödeme yapmaz; ödeme ayrı bir karardır ve bunun nedenini para hareketini açık bir kararın arkasında tutmak yazısı anlatıyor.

Tipik hata: okumak için verilen bir kimlik bilgisinin yazmak için kullanılması ya da bir kez verilen onayın kalıcı izin sayılması. Her onayı tek bir eyleme bağlayın ve eylem çalıştığı anda yeniden kontrol edin.

4. grup: tekrarlanan ve çok adımlı işler

Bu fikirler bir takvimle çalışır ya da çok sayıda adıma yayılır; bu yüzden kesintiye dayanıklı yürütme, süre ve harcama için kesin sınırlar ve onaylanmış bir çalışma sıklığı gerektirir.

• 12. Haftalık operasyon raporu. Belirlenen sistemlerden rakamları toplar, anlatıyı yazar, sıra dışı değerleri altındaki veriyle birlikte vurgular ve dağıtılmadan önce gözden geçirilmeyi bekler.
• 13. Kod tabanında bağımlılık bakımı. Bağımlılık güncellemeleriyle bir dal açar, test paketini çalıştırır, nelerin değiştiğini ve neyin bozulduğunu yazar. Gözden geçirip birleştiren bir insandır. Bu tür işler gözden geçirilebilir sonuçlu geliştirme işleri sayfasında ele alınıyor.

Tipik hata: gerekçesi ortadan kalktığı halde çalışmaya devam eden bir takvim ya da kimsenin izini süremediği etkileyici bir rapor üreten uzun bir çalıştırma. Tekrarlanan her işe bir sahip ve bir bitiş koşulu verin.

İlk ajanınızı nasıl seçersiniz

Her adayı beş soru üzerinden sıfırdan ikiye kadar puanlayın ve toplamı en yüksek olandan başlayın.

1. İş, ondan zaman kazanmanın anlamlı olacağı sıklıkta yapılıyor mu?
2. Gözden geçiren biri çıktıyı birkaç dakikada kontrol edebilir mi?
3. İş salt okunur mu, ya da en fazla bir onay noktası mı içeriyor?
4. Her çalıştırmayı gözden geçirecek, adı belli bir kişi var mı?
5. İşin bugün nasıl yapıldığını biliyor musunuz, böylece karşılaştırma yapabilir misiniz?

Pratikte bu genellikle önce 1. grubu, sonra 2. grubu gösterir; ekip incelemelere güvenmeye başladığında 3. gruba geçilir. Hangisini seçerseniz seçin, salt okunur başlayın ve ilk çalıştırmadan önce “bitti”nin ne demek olduğunu kabul ölçütleri olarak yazın. Anket taslağı ajanı için bir kabul ölçütü şöyle olabilir:

Anketteki her sorunun ya yeniden kullandığı onaylı yanıtı gösteren bir taslak yanıtı ya da “uzman gerekli” etiketi vardır. Taslak yanıtlar, gösterilen yanıtta bulunmayan hiçbir taahhüt eklemez. Açık bırakılan sorular çıktıda tek bir yerde toplu olarak listelenir.

Bu fikirleri GoCux’ta çalıştırmak

GoCux’ta her fikir bir iş emrine dönüşür: hedef, işin dokunabileceği kapsam ve kabul ölçütleri; işin ihtiyaç duyduğu becerileri GoCux seçer. 1. grup fikirleri proje içi Bilgi arama ve Bilgi çıkarma özelliklerine dayanır; burada her değer destekleyici pasajıyla gelir, bulunamayan bir değer ise tahminle doldurulmaz, bilinmiyor olarak kalır. 2. grup fikirleri, çalışmadan önce ekipten birinin onayladığı ve kaynak izin listesi içeren bir araştırma planıyla başlar; plan çalışırken içinde olmayan kaynakları ekleyemez. 3. ve 4. gruplar onay kapısıyla karşılaşır: dışarıya bir şey göndermek, silmek, veri dışa aktarmak, iş zamanlamak, canlı bir oturumda işlem yapmak, ajanın kendi talimatlarını yeniden yazmak ve başka bir ajanı işe koşmak ekipten birinin kararını bekler. Bir iş emrinin sıradan tamamlanmaya nasıl ilerlediğini ve her adımın kayda nasıl geçtiğini Görev sayfasında görebilirsiniz.

İlk ajanınız için kontrol listesi

• Hedef, bitiş noktası belli tek bir cümleye sığıyor.
• Kaynaklar listelenmiş; listenin dışındaki her şey kapsam dışı.
• Araç listesi işin izin verdiği kadar kısa; yazma araçları ya hiç yok ya da onayın arkasında.
• Onay noktaları ve kimlerin onaylayabileceği belirlenmiş.
• Kabul ölçütleri yazılmış ve bir meslektaşınız size sormadan bunları kontrol edebilir.
• Süre, araç çağrısı ve harcama sınırları tanımlı.
• Çıktıdaki boşluklar doldurulmayacak, boşluk olarak raporlanacak.
• Her çalıştırmanın incelemesinden sorumlu biri var ve ajanı nasıl durduracağını biliyor.