Ajan işlerinin çoğu bir sohbet penceresinde başlar, çünkü soru birinin aklına ilk orada gelir. Bunların önemli bir kısmı orada kalmalıdır. Bir kısmı ise sessizce başka bir şeye dönüşür: başkalarının güveneceği, kimsenin başında beklemeyeceği kadar uzun süren ya da birinin onaylaması gereken bir dosyayla biten bir işe. Bu tür işi sohbette bırakmak sonuçların kaybolmasına yol açar; her kısa soruyu bir kayda çevirmek ise ekiplerin ajanı kullanmayı tamamen bırakmasına. İşe yarayan beceri, ikisini erkenden ayırt edebilmektir.
Sohbet neyde iyidir
Soran kişi aynı zamanda okuyan kişiyse ve yanıt hemen gerekiyorsa sohbet doğru biçimdir. Bir konuyu keşfetmek, bir paragraf taslağı yazmak, bir sorunun nasıl sorulması gerektiğini denemek, bir belgenin tek bir madde hakkında ne dediğine bakmak: Bunlar değerin karşılıklı konuşmada yattığı kısa döngülerdir. Bir e-posta konu satırının üçüncü kez yeniden yazılmış hâlinin kaydına kimsenin ihtiyacı yoktur.
İyi bir sohbetin de sınırları vardır. GoCux Sohbet içinde bir şeyi değiştirecek her araç çağrısı çalışmadan önce sizi bekler; yani sohbet serbestçe araştırabilir ama sessizce gönderemez, silemez ya da dışa aktaramaz. Bu, sohbeti keşif için güvenli tutar. Ama sohbeti, sonradan önem taşıyacak işin saklanacağı iyi bir yer yapmaz.
İşin sohbeti aştığını gösteren işaretler
Aşağıdakilerden herhangi birine dikkat edin. Biri çoğu zaman işi taşımak için yeterlidir; ikisi neredeyse her zaman.
- Sonucu başka biri inceleyecek ya da ona güvenecek. Bir inceleyici, neyin istendiğini ve neye karar verildiğini anlamak için uzayıp giden bir konuşma dökümünü makul biçimde okuyamaz.
- İş sizin dikkatinizden uzun sürecek. Sekmeyi kapatıp yarın geri dönecekseniz, işin siz yokken de ayakta kalan bir yuvaya ihtiyacı vardır.
- Bir “bitti” tanımı var. Bitmiş bir sonucun neye benzediğini söyleyebildiğiniz anda bunu, işin karşısında kontrol edilebileceği bir yere yazın.
- Sonradan göstermeniz gereken kaynaklar var. Sorgulanacak bulguların kanıtı, on birinci mesaja gömülü değil, ekli olmalıdır.
- Dosya üretiyor. Tablolar, raporlar ve taslaklar teslim edilecek ürünlerdir ve bu ürünlerin sürümlenip inceleneceği bir yere ihtiyacı vardır.
- Sonuç doğuran bir eylem gerekebilir. Göndermek, dışa aktarmak ya da zamanlamak, belirli bir işe bağlı açık bir karar noktasını hak eder.
İş emri neler ekler
İş emri bir isteği, biçimi olan bir nesneye dönüştürür. GoCux'ta her iş için tek bir iş emri açılır; emir hedefi, işin dokunabileceği kapsamı ve “bitti”yi tanımlayan kabul ölçütlerini belirtir, işin ihtiyaç duyduğu becerileri ise GoCux seçer. Emir bir projeye aittir, bir veri sınıflandırması taşır ve çalışma süresi ile araç çağrısı sınırları içinde yürür.
Bundan sonra emir dört durumdan geçer: sırada, çalışıyor, karar bekliyor ve tamamlandı. Üçüncü durum onay kapısıdır. Bir kişi karar verene kadar ondan sonra gelen hiçbir şey başlamaz; ret de kayda geçer ve işi sessizce serbest bırakmaz. Her adım gerçekleştiği anda emrin kaydına yazılır; böylece sonuç, kaynakları ve yol boyunca verilen kararlar bir arada durur.
Gözden kaçması kolay iki ayrıntı var. Bir emrin kabul edilmiş olması işin yapıldığı anlamına gelmez; bunu durum, ilerleme ve ekler söyler. Kalıcı yürütme kullanılamıyorsa da emir, gerçekleşmeyen bir ilerlemeyi göstermek yerine açıkça reddedilir. Bu dürüstlüğün neden dönüp duran bir yükleme simgesinden değerli olduğunu ret de bir sonuçtur yazısında anlattık.
Yan yana
| Sohbet | İş emri | |
|---|---|---|
| En uygun olduğu iş | Keşif, taslak, hızlı kontroller | Başkalarının güvendiği ya da incelediği iş |
| “Bitti” tanımı | Soranın kafasında | Yazılı kabul ölçütleri |
| Kayıt | Bir konuşma dökümü | Tek kayıt üzerinde, gerçekleştikleri anda olaylar |
| Sonuçlar | Mesajlar | Kaynaklarıyla birlikte ekler |
| Kararlar | Araç çağrısı başına, o anda | Sonraki her şeyden önce tanımlı bir kapı |
| Sınırlar | Sizin dikkatiniz | Süre ve araç çağrısı sınırları |
Sohbeti iş emrine taşımak
İş taşındığında sohbet boşa gitmiş olmaz. Asıl sorunun ne olduğunu genellikle orada keşfetmişsinizdir. Hata, konuşma dökümünün tamamını emre yapıştırıp ona iş tanımı demektir. Bunun yerine üç şeyi çıkarın:
- Bir iki cümlelik hedef. “Güncel tedarikçi sözleşmesinde ve eklerinde fiyat değişiklikleri için öngörülen bildirim süresini bul.”
- Kapsam. Hangi proje, hangi belgeler ya da kaynaklar ve neyin açıkça dışarıda kaldığı.
- Kabul ölçütleri. “Yanıt maddeyi aynen aktarır, belgeyi ve bölümü adıyla belirtir. Ekler süreyi değiştiriyorsa iki sürüm de aktarılır. Madde bulunamazsa sonuç bunu söyler ve kontrol edilen belgeleri listeler.”
Bu ölçütleri iyi yazmak başlı başına bir beceridir. İyi ve kötü örnekler için kabul ölçütlerini ajan başlamadan yazın yazısına, alanların pratikte nasıl doldurulduğu için görev tanımlama rehberine bakabilirsiniz.
İki yönde de yapılan hatalar
- Uzun işleri sohbette yürütmek. İş yapılır, ama haftaya kimse sonucu bulamaz ya da hangi kaynakların kullanıldığını söyleyemez.
- Her soruyu kayda çevirmek. Tek satırlık bir sorgu form gerektiriyorsa insanlar işi yeniden elle yapmaya döner.
- “Kabul edildi”yi “bitti” diye okumak. Bir şeyi iletmeden önce durumu ve ekleri kontrol edin.
- Sohbeti hafıza saymak. Bir konuşmadaki yararlı bir cümle kendiliğinden şirket bilgisine dönüşmez; oraya nasıl girmesi gerektiğini onaylı hafıza yazısı anlatıyor.
Başlamadan önce kısa bir test
Kendinize üç soru sorun. Bu işe benden başka biri güvenecek mi? Bitmiş hâlinin neye benzediğini söyleyebilir miyim? Yanıtın nereden geldiğini göstermem gerekecek mi? Üçünün de yanıtı hayırsa sohbette kalın. Herhangi biri evetse bir iş emri açın ve sohbeti, emre ne yazacağınızı bulduğunuz yer olarak kullanın. Bir denetim izi ancak arkasındaki kayıt kadar işe yarar ve o kayıt bu seçimle başlar.
Bu iş akışını çalışma alanınıza taşıyın.
Kapsamı belirleyin. Kanıtları inceleyin. Gereken adımları onaylayın.