Ajanlarla detaylı inceleme: madde madde kanıt, son imza insanda

Detaylı inceleme (due diligence), ajanlar için iyi, tam otomasyon için kötü bir alandır. İş tekrarlıdır, belge yoğundur ve bir kontrol listesi biçimindedir; ajanın zaman kazandırdığı yer tam olarak burasıdır. Ama çıktı, birinin bir sözleşme imzalarken, bir tedarikçiyi sisteme alırken ya da bir teklif verirken dayanacağı bir yargıdır ve bu yargının bir insanda kalması gerekir. Bu rehber, toplama işini otomatik yapan, kararı ise kanıtıyla birlikte bir insanın önüne bırakan bir hattın nasıl kurulacağını anlatıyor.

Önce hattın neye hizmet ettiğine karar verin

“Detaylı inceleme” birbirinden çok farklı işleri kapsar. Bir yazılım tedarikçisini sisteme almadan önceki kontrol, bir distribütörlük sözleşmesi öncesindeki karşı taraf incelemesi ve bir şirket satın alma hedefi üzerindeki inceleme aynı biçimi paylaşır, ama aynı derinliği paylaşmaz. Bir şey kurmadan önce üç şeyi yazın: incelemenin desteklediği karar, o kararın gerektirdiği güvence düzeyi ve karardan kimin sorumlu olduğu.

Düşük riskli bir SaaS aracını onaylayan tedarik ekibinin ihtiyacı, net yükseltme kuralları olan kısa bir kontroldür. Birleşme ve devralma ekibinin ise derinliğe, bir veri odasına ve uzman gözden geçirenlere ihtiyacı vardır. Hattın tasarımı bu yanıttan çıkar, tersinden değil. Her iki durumda da ajanlar belge ve kamu kayıtlarını toplamakta, bunlardan değer çıkarmakta, farklı kaynakların ne söylediğini karşılaştırmakta ve tutarsızlıkları işaretlemekte iyidir. Bir riskin kabul edilebilir olduğuna karar veren taraf ise onlar olmamalıdır.

Kontrol listesini yanıtlanabilir maddelere çevirin

Çoğu kurumun elinde zaten bir inceleme listesi vardır ve genellikle insanlar için yazılmıştır: “şirket yapısını incele”, “dava geçmişini kontrol et”. Ajan için her maddenin; tanımlı bir yanıtı, adı konmuş kaynakları ve yükseltme için açık bir tetikleyicisi olan bir soruya dönüştürülmesi gerekir. Her maddeyi bir satır olarak tutmak işi yönetilebilir kılar.

Bu tablo aynı zamanda bütün koşunun kabul ölçütleridir. İnceleme, ajan ikna edici bir not yazdığında değil, her satırın bir sonucu olduğunda biter.

Her maddenin bir sonucu ve kanıtı olur

Her kontrol maddesine küçük ve sabit bir kümeden tek bir sonuç verin ve her biri için kanıt isteyin. Pratik bir küme şudur: doğrulandı (kaynaklar temiz bir yanıtı destekliyor), bayraklı (kırmızı bayrak koşulu oluştu ya da bir kaynak diğeriyle çelişiyor), bulunamadı (kaynaklara bakıldı, yanıt çıkmadı) ve uygulanmaz (gerekçesiyle). Tek bir maddenin kaydı şöyle görünebilir:

madde      Tüzel kimlik
sonuç      bayraklı
kanıt      sicil kaydı, 0000000 numaralı tescil:
           'Durum: faal. Unvan: Örnek Sistemler Anonim Şirketi'
           hizmet çerçeve sözleşmesi, sayfa 1:
           '... ile Örnek Sistemler Limited Şirketi arasında'
not        sözleşmedeki şirket türü sicil kaydıyla uyuşmuyor;
           hangi tüzel kişinin imzalayacağını teyit edin
kaynak     sicil kaydı, referansı ve tarihiyle içeri alındı

Biçimden daha önemli iki kural var. Birincisi, bulunamadı, temiz demek değildir. Tek bir mahkeme veritabanında sonuç vermeyen bir dava araması yalnızca bunu gösterir; bunu “dava yok” diye raporlamak, kimsenin kontrol etmediği bir iddiada bulunmaktır. İkincisi, ajanın destekleyemediği bir değer boş kalır. Tahminle doldurulmuş bir kuruluş tarihi boş bir alandan daha kötüdür; çünkü bitmiş görünür. Bu konuyu eksik kanıt açık bir sorudur yazısı ayrıntılı ele alıyor.

Kaynaklar: kimin sözü neye yeter

İnceleme kanıtı üç yerden gelir ve her birine farklı ağırlık vermek gerekir. Sicil, mahkeme sistemleri ve liste yayınları gibi resmî kayıtlar kapsadıkları konuda belirleyicidir; ama çoğu zaman eksiktir ya da sorgulanması zahmetlidir. Sözleşmeler, finansal tablolar ve anket yanıtları gibi karşı tarafın sağladığı malzeme vazgeçilmezdir, ama beyana dayanır. Haberler, veritabanları ve yorumlar gibi üçüncü taraf kaynaklar boşlukları doldurur ve soru doğurur; ama bir konuyu nadiren kesinleştirir.

Ajanın neyin güvenilir olduğuna kendisinin karar vermesine izin vermek yerine, kabul edilen kaynakları her maddeye yazın. Bir tedarikçi kontrolündeki kanıtın büyük kısmı da zaten elinizdeki malzemedir: tedarikçinin kendi yanıtları ve belgeleri. Bunlar üzerinde, her değeri geldiği pasaja bağlayan bir bilgi çıkarma yürütmek çoğu zaman herhangi bir web aramasından daha değerlidir. Hangi kaynakların yanıt verebileceğine karar vermek ve elinizdeki kanıtı kullanmak yazıları bu iki yarıyı ele alıyor.

Kırmızı bayraklar: önceden tanımlanır, insanlar temizler

Ajan, iki belgenin birbiriyle çeliştiğini fark etmekte iyidir. Ama çelişkinin zararsız olduğuna karar verecek taraf o değildir. Kırmızı bayrak tetikleyicilerini yukarıdaki tabloda olduğu gibi koşudan önce tanımlayın ve tetiklenen her bayrağı kanıtı ekli olarak bir insana yönlendirin.

İki tür bayrak özel dikkat ister. Yaptırım listelerinde ya da olumsuz haberlerde çıkan isim eşleşmeleri sıklıkla yanlış pozitiftir: yaygın isimler, farklı harf çevirileri ve benzer adlı şirketler hep eşleşme üretir. Hattın görevi, her eşleşmeyi iki taraftaki tanımlayıcı ayrıntılarla (doğum tarihi, sicil numarası, adres gibi) birlikte sunmaktır; böylece gözden geçiren kişi onu hızla temize çıkarabilir ya da teyit edebilir. Eşleşmeyi kendi başına reddetmek hattın işi değildir. Belgeler arasındaki tutarsızlıklar, örneğin bir yatırımcı sunumundaki gelir rakamının yayımlanmış tablolardakinden farklı olması, ortalaması alınarak ya da açıklanarak geçiştirilmemeli; yan yana alıntılanmalıdır.

Hattı GoCux içinde çalıştırmak

GoCux'ta her karşı taraf incelemesi tek bir iş emrine oturur: hedef (bu tedarikçi için bir inceleme dosyası), işin dokunabileceği kapsam (sağlanan belgeler ve izin verilen kaynaklar) ve kabul ölçütleri olarak kontrol listesi. Bilgi çıkarma, sağladığınız malzemeden değerleri alır ve her birinin yanında onu destekleyen pasajı tutar; malzemede bulunmayan bir değer bilinmiyor olarak kalır. Kamu kayıtları gerektiğinde bir araştırma planı adımları ve bir kaynak izin listesini ortaya koyar; plan ancak onaylandıktan sonra çalışır. Web malzemesi yetkili bir gezinme ya da dışa aktarma adımıyla gelir ve hangi sayfadan, ne zaman alındığının referansını korur.

Sonuç doğuran adımlar bir insan için durur. Tedarikçiye belge talebi göndermek onay bekler; bitmiş dosyayı dışa aktarmak da kapsamdaki dosyalar listelenerek duraklar. Her adım, kaynak ve karar iş emrinin kaydında birikir; reddedilen bir adım da kayda geçer. Tedarikçi sisteme alındıktan sonra bir Pulse tanımı, onayladığınız bir sıklıkta dar bir soruyu yeniden sorabilir; örneğin tedarikçinin sicil durumunun değişip değişmediğini. Algılanan her değişiklik tek tek gözden geçirilir ve sizin adınıza hiçbir işlem yapmaz. Ayrıntılar için Bilgi çıkarma, Görev ve Pulse sayfalarına bakabilirsiniz.

Anlamı olan bir onay

Son adım, bir insanın dosyayı gözden geçirip bir karar kaydetmesidir: onay, koşullu onay ya da ret. Bu kararın ağırlığı olması için üç şeyin doğru olması gerekir. Gözden geçiren kişi yalnızca bir özeti değil, bayraklı ve bulunamadı durumundaki her maddeyi görür. Karar, dayandığı kanıtla birlikte ve kimin verdiği belli olacak biçimde saklanır. İmzalayan kişinin de riski kabul etme yetkisi vardır; yüksek riskli kategorilerde bu kişi, tedarikçiyi talep edenden farklı biri olabilir. Bunun nasıl düzenleneceğini ajan işini kim onaylayabilir yazısı tartışıyor.

Güvenmeden önce doğrulanacaklar

• Her kontrol maddesi; adı konmuş kaynakları ve yazılı bir kırmızı bayrak koşulu olan bir soru.
• Her madde doğrulandı, bayraklı, bulunamadı ya da uygulanmaz olarak, kanıtı ya da gerekçesiyle kapanıyor.
• “Bulunamadı” hiçbir zaman “temiz” olarak raporlanmıyor.
• Destekleyen pasajı olmayan değerler boş kalıyor.
• Olası isim eşleşmeleri, iki taraftan tanımlayıcı ayrıntılarla gösteriliyor.
• Kaynaklar arasındaki çelişkiler yan yana alıntılanıyor.
• Karşı tarafa giden talepler ve dosyanın dışa aktarımı onay bekliyor.
• İmzalayan kişi dosyanın tamamını görüyor ve o risk düzeyi için yetkili.
• Aynı girdilerle yapılan yeniden koşu aynı sonuçları veriyor ya da farklar açıklanıyor.